Iedereen kan een bestuursdocument opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen en overheden.
Alle informatie die de overheid heeft, kunt u opvragen. De definitie van een bestuursdocument is dan ook ruim: alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
- schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails…
- statistieken en databestanden
- foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Ook documenten en bestanden die afkomstig zijn van particulieren, organisaties of andere overheden, komen in aanmerking. Het moet daarbij niet noodzakelijk gaan over informatie die tot een beslissing heeft geleid.
Voor bepaalde bestuursdocumenten gelden wel uitzonderingen op openbaarheid, bijvoorbeeld als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de geheimhoudingsverplichting of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.